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Cuando un producto tiene muchas variantes (colores, tallas…), distinguirlas puede ser un lío. Puedes clasificar cada variante con atributos y, como novedad de la última versión, añadirle su propia imagen, que se ve en las vistas de mosaico para reconocerla al instante.

En este vídeo te muestro cómo trabajar con atributos e imágenes en las variantes.

Qué cubre el vídeo:

Atributos → cómo asignar atributos (color, talla…) a cada variante.
Imágenes → cómo añadir una imagen a cada variante (novedad).
Reconocer → cómo se ven en las listas para elegir sin equivocarte.

Hasta ahora podías enviar facturas por email desde Business Central, pero los albaranes (envíos registrados) había que imprimirlos o exportarlos. La última versión añade el envío por email también a los albaranes y a los abonos de devolución, directamente desde el documento.

En este vídeo te muestro cómo enviar un albarán por email desde BC.

Qué cubre el vídeo:

Dónde → cómo llegar a la opción de envío por email en el albarán registrado.
Enviar → cómo mandarlo al cliente (o a otro contacto) en PDF.
Aprovechar → cómo reutilizar tus textos y plantillas de email.

Para cerrar periodos, Business Central limita entre qué fechas se puede registrar. Antes había que actualizar esas fechas a mano cada mes. La última versión permite usar fórmulas de fecha (por ejemplo, "mes actual") y BC recalcula el rango solo, según la fecha de trabajo.

En este vídeo te muestro cómo usar fórmulas de fecha para las fechas de registro permitidas.

Qué cubre el vídeo:

El problema → por qué había que cambiar las fechas cada mes.
Configurar → cómo poner una fórmula en las fechas de registro permitidas.
Resultado → cómo el rango se mueve solo, sin mantenimiento.

Hasta ahora, el idioma de una factura dependía del idioma con el que trabajaba el usuario que la generaba, y eso a veces daba sorpresas. La última versión de Business Central añade un idioma predeterminado a nivel de empresa: lo defines una vez y tus documentos de cliente salen siempre en ese idioma, trabaje quien trabaje.

En este vídeo te muestro cómo fijar el idioma predeterminado de tus documentos.

Qué cubre el vídeo:

El problema → por qué a veces los documentos salían en otro idioma.
Configurar → cómo fijar el idioma predeterminado en Información de la empresa.
Excepciones → cómo sigue mandando el idioma del cliente cuando lo necesitas.

El límite de crédito ayuda a controlar cuánto debe un cliente. Con Power Automate puedes montar un flujo que te avise automáticamente en Microsoft Teams cuando un cliente alcanza o supera ese límite, para reaccionar a tiempo.

En este vídeo te muestro cómo crear ese aviso en Teams con Power Automate.

Qué cubre el vídeo:

El caso → por qué interesa avisar del límite de crédito.
Montar el flujo → cómo crear el flujo que vigila el límite y avisa en Teams.
Probar → cómo comprobar que el aviso llega bien.

Con la integración de Business Central y Microsoft Teams puedes compartir en un chat el enlace a una página o registro de BC. Tu compañero ve una tarjeta con los datos y, si tiene permisos, abre el registro directamente.

En este vídeo te muestro cómo compartir páginas de BC en Teams.

Qué cubre el vídeo:

Compartir → cómo enviar una página o registro de BC a un chat de Teams.
Ver → qué ve quien lo recibe (una tarjeta con los datos).
Abrir → cómo se abre el registro desde Teams.

Con Power Automate puedes conectar Business Central y Microsoft Teams para que ciertas cosas ocurran solas: avisos, mensajes o tareas que se disparan cuando pasa algo en BC. Sin programar, con flujos visuales.

En este vídeo te muestro cómo crear un flujo entre BC y Teams con Power Automate.

Qué cubre el vídeo:

Qué es → cómo Power Automate enlaza BC con Teams.
Crear el flujo → cómo montar un flujo sencillo paso a paso.
Ejemplos → ideas de avisos y automatizaciones útiles.

Para trabajar con documentos de almacén (envíos, recepciones, picking), Business Central necesita saber en qué almacén opera cada usuario. Con la configuración de empleados de almacén asignas a cada persona su ubicación de trabajo.

En este vídeo te muestro cómo configurar los empleados de almacén.

Qué cubre el vídeo:

Qué es → por qué BC necesita saber el almacén de cada usuario.
Asignar → cómo vincular un usuario a uno o varios almacenes.
Por defecto → cómo marcar su almacén predeterminado.

Con el envío directo (dropshipping) vendes a tu cliente pero es tu proveedor quien le envía la mercancía directamente, sin pasar por tu almacén. Business Central enlaza el pedido de venta con el de compra para que todo quede cuadrado.

En este vídeo te muestro cómo montar un envío directo de principio a fin.

Qué cubre el vídeo:

Preparar → cómo marcar un pedido de venta como envío directo.
Enlazar → cómo se genera y vincula el pedido de compra al proveedor.
Cerrar → cómo se registran la entrega y la facturación.

Cuando recibes mercancía hay que colocarla (almacenamiento). En almacenes con ubicación dirigida, Business Central te sugiere la mejor ubicación combinando las plantillas de almacenamiento y el ranking de las ubicaciones: primero las de mayor ranking.

En este vídeo te muestro cómo funciona el almacenamiento y el papel del ranking.

Qué cubre el vídeo:

Almacenar → cómo se genera el almacenamiento de lo recibido.
Ranking → cómo influye el ranking en la ubicación sugerida.
Ajustar → cómo afinar rankings y plantillas para colocar mejor.

Un pedido de venta no siempre se envía directamente: en almacenes organizados pasa por un envío de almacén y un picking antes de salir. Recorremos el circuito completo, desde que se crea el pedido hasta que se prepara y envía la mercancía.

En este vídeo te muestro el circuito de venta con envío de almacén y picking, paso a paso.

Qué cubre el vídeo:

Del pedido al almacén → cómo se genera el envío de almacén desde el pedido de venta.
Picking → cómo se prepara la mercancía con el picking.
Envío → cómo se registra el envío y se cierra el circuito.

En almacenes con ubicación dirigida, el ranking de las ubicaciones determina de dónde te sugiere Business Central coger el producto al preparar un pedido: primero las de mayor ranking. Bien configurado, hace que el picking siga un recorrido lógico y te ahorra pasos.

En este vídeo te muestro cómo influye el ranking de ubicaciones en el picking.

Qué cubre el vídeo:

Qué es → cómo funciona el ranking de una ubicación.
Efecto en el picking → cómo BC usa el ranking para sugerir de dónde coger.
Ordenar → cómo ajustar los rankings para optimizar el recorrido.

No todos tus clientes necesitan el mismo formato de documento: unos quieren la factura de una forma, otros con otros datos o en otro idioma. Business Central te permite asignar a cada cliente el diseño de documento que recibirá, sin tocar el del resto.

En este vídeo te muestro cómo asignar un diseño de documento concreto a un cliente.

Qué cubre el vídeo:
Dónde → cómo llegar a los diseños de documento desde la ficha del cliente.
Asignar → cómo elegir qué diseño usa ese cliente para cada documento (factura, pedido…).
Comprobar → cómo se aplica al imprimir o enviar el documento a ese cliente.

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Cada producto guarda mucha información útil: cuánto has vendido y comprado, su margen, sus movimientos y su valor. Las estadísticas de producto de Business Central te reúnen todo eso para analizar el comportamiento de un artículo sin salir de su ficha.

En este vídeo te muestro cómo sacar partido a las estadísticas de un producto.

Qué cubre el vídeo:
Abrir → cómo acceder a las estadísticas desde la ficha del producto.
Analizar → qué te dicen sobre ventas, compras y márgenes.
Por periodo → cómo verlas por fechas para detectar tendencias.

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Cuando un producto está descatalogado, en revisión o no debe usarse, lo mejor es bloquearlo para que nadie lo meta por error en una venta o una compra. Business Central te permite bloquear productos de forma total o solo para ciertas operaciones.

En este vídeo te muestro cómo bloquear un producto y qué opciones tienes.

Qué cubre el vídeo:
Bloquear → cómo bloquear un producto desde su ficha.
Alcance → qué bloqueas (venta, compra, todo) según el tipo de bloqueo.
Efecto → cómo se comporta BC al intentar usar un producto bloqueado.

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La ficha de Información de la empresa es donde Business Central guarda los datos básicos de tu negocio: razón social, dirección, NIF, logo y datos de contacto. Son los datos que luego aparecen en tus facturas y documentos, así que conviene tenerlos bien.

En este vídeo te muestro qué incluye y cómo mantenerla al día.

Qué cubre el vídeo:
Qué contiene → qué datos guarda la información de la empresa.
Configurar → cómo rellenar dirección, identificación fiscal y logo.
Dónde se ve → cómo se reflejan estos datos en tus documentos.

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Si tu empresa trabaja con varias delegaciones, almacenes o departamentos, los centros de responsabilidad te permiten organizar la información por cada uno: cada usuario ve y trabaja con lo que le corresponde, y los documentos salen con la dirección y los datos del centro adecuado.

En este vídeo te muestro qué son los centros de responsabilidad y cómo usarlos.

Qué cubre el vídeo:
Qué son → para qué sirven y cuándo te interesan.
Configurar → cómo crear un centro y asignarlo a usuarios, clientes o proveedores.
Trabajar → cómo filtra documentos y datos en el día a día.

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Si vendes a consumidor final (tienda, hostelería, retail), te interesa trabajar con precios que ya incluyan el IVA. Business Central te permite definir los precios con IVA incluido para que lo que ves sea lo que cobras, sin sumar impuestos aparte.

En este vídeo te muestro cómo configurar y usar precios con IVA incluido.

Qué cubre el vídeo:
Configurar → dónde activar el IVA incluido en productos y precios.
Vender → cómo se refleja en presupuestos y pedidos de venta.
Comprobar → cómo cuadra el desglose de IVA en la factura.

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Si tus proveedores comparten muchos datos (forma de pago, contabilización, condiciones…), darlos de alta uno a uno es repetir trabajo. Business Central te deja guardar una ficha de proveedor como plantilla y crear nuevos proveedores a partir de ella, ya con los campos comunes rellenos.

En este vídeo te muestro cómo crear y usar una plantilla de proveedor.

Qué cubre el vídeo:
Guardar → cómo convertir una ficha de proveedor en plantilla.
Crear → cómo dar de alta un nuevo proveedor a partir de la plantilla.
Ajustar → cómo completar solo los datos propios de cada proveedor.

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Cuando tienes un pedido importante y poco stock, te interesa que esas unidades queden apartadas y no se las lleve otra venta. Con las reservas de Business Central puedes vincular stock concreto (o una entrada futura) a un pedido determinado.

En este vídeo te muestro cómo reservar productos y qué efecto tiene.

Qué cubre el vídeo:
Reservar → cómo apartar stock para un pedido concreto.
Origen → cómo reservar contra existencias o contra una entrada futura (compra/producción).
Controlar → cómo ver y anular reservas.

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Saber cuánto tienes no siempre es un único número: te interesa por ubicación, por fechas, por variante o por nivel de fabricación. Business Central te ofrece distintas vistas de disponibilidad para responder justo a la pregunta que te haces.

En este vídeo te muestro cómo consultar la disponibilidad de un producto desde distintos ángulos.

Qué cubre el vídeo:
Por ubicación → cuánto tienes en cada almacén.
Por periodo y evento → cómo evoluciona tu disponibilidad en el tiempo.
Por variante y nivel → disponibilidad por variante o por componentes.

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En Business Central conviven dos tipos de movimientos de producto: los de almacén, que registran las cantidades que entran y salen, y los de valor, que registran su coste. No son lo mismo y conviene saber a cuál mirar según lo que busques.

En este vídeo te aclaro la diferencia entre unos y otros con ejemplos.

Qué cubre el vídeo:
Movimientos de almacén → qué registran y cuándo mirarlos (cantidades).
Movimientos de valor → qué registran y cuándo mirarlos (coste).
Cómo se relacionan → cómo un mismo movimiento genera ambos y cómo encajan.

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Cada vez que entra o sale stock, Business Central registra no solo la cantidad, sino también su impacto en el coste: son los movimientos de valor. Saber leerlos te ayuda a entender el valor de tu inventario y cómo se forma el coste de cada producto.

En este vídeo te muestro qué son los movimientos de valor y cómo consultarlos.

Qué cubre el vídeo:
Qué son → qué registran y en qué se diferencian de la cantidad.
Consultar → cómo ver los movimientos de valor de un producto.
Interpretar → cómo se relacionan con el coste y el valor de tu stock.

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El coste de un producto no es un único número: detrás hay materiales, mano de obra, subcontratación e indirectos. Las partes de coste de Business Central te muestran ese desglose, muy útil sobre todo en productos que fabricas o montas, para entender de dónde sale el coste y mejorar tus márgenes.

En este vídeo te muestro cómo consultar las partes de coste de un producto.

Qué cubre el vídeo:
Abrir → cómo acceder a las partes de coste desde la ficha del producto.
Leer → cómo interpretar el desglose (material, capacidad, indirectos…).
Usar → cómo te ayuda a analizar costes y fijar precios.

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A veces el coste con el que tienes valorado un producto deja de reflejar su valor real (ajustes, mermas, cambios de coste). Con el diario de revalorización de Business Central puedes corregir el coste unitario de las existencias que ya tienes, sin mover cantidades.En este vídeo te muestro cómo revalorizar el coste de un producto paso a paso.Qué cubre el vídeo:Cuándo → en qué casos conviene revalorizar el coste.Revalorizar → cómo usar el diario de revalorización para ajustar el coste unitario.Comprobar → cómo queda reflejado el nuevo valor en tu inventario.

Cuando una oportunidad va por buen camino, llega el momento de pasarle una oferta al cliente. En Business Central puedes generar esa oferta directamente desde la oportunidad, y ambas quedan vinculadas para que no pierdas el rastro de nada.

En este vídeo te muestro cómo generar la oferta desde la oportunidad y cómo cerrar la oportunidad como ganada o perdida.

Qué cubre el vídeo:
Generar oferta → cómo crear la oferta de venta desde la propia oportunidad.
Vincular → cómo quedan enlazadas la oportunidad y la oferta para el seguimiento.
Cerrar → cómo cerrar la oportunidad y marcarla como ganada o perdida.

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¿Llevas el seguimiento de tus posibles ventas en notas o en Excel y se te escapan cosas? Las oportunidades de Business Central te permiten registrar cada posible venta, situarla en una etapa de tu ciclo de ventas y ver en todo momento por dónde va.

En este vídeo te muestro cómo crear una oportunidad y hacerla avanzar por las etapas de tu proceso comercial.

Qué cubre el vídeo:
Crear → cómo dar de alta una oportunidad y qué campos rellenar.
Ciclo de ventas → qué es, cómo se definen sus etapas y las tareas de cada una.
Avanzar → cómo activar la oportunidad e ir pasándola a las siguientes etapas.

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¿Tienes los contactos de tus clientes y proveedores en Business Central, pero los necesitas también en Outlook para escribirles? En lugar de mantener dos listas a mano, puedes sincronizar los contactos entre BC y Outlook para que los cambios se reflejen en ambos.

En este vídeo te muestro cómo configurar la sincronización y cómo funciona en el día a día.

Qué cubre el vídeo:
Configurar → cómo activar la sincronización de contactos entre BC y Outlook.
Emparejar → cómo elegir qué contactos se sincronizan y en qué dirección.
Mantener → cómo se reflejan los cambios y cómo evitar duplicados.

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Outlook y Business Central pueden trabajar juntos sin que tengas que saltar de una pantalla a otra: ver datos de clientes y proveedores, abrir documentos o crear presupuestos directamente desde un correo. Para conseguirlo, primero hay que instalar el complemento de BC en Microsoft 365. En este vídeo te enseñamos a hacerlo paso a paso, desde la descarga en Business Central hasta el despliegue para tu equipo en el centro de administración de M365.

Qué cubre el vídeo

→ Cómo descargar el paquete del complemento con el asistente «Outlook Add-in Centralized Deployment» de Business Central

→ Cómo subir los dos manifiestos (Contact Insights y Document View) en «Integrated Apps» del centro de administración de Microsoft 365 y asignárselos a las personas o grupos de tu empresa

→ Cómo comprobar que el complemento aparece en Outlook (puede tardar hasta 24 h y quizá haya que reiniciar Outlook) y empezar a usarlo desde un correo

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¿Te gustaría ver tus ingresos y gastos por departamento, proyecto, zona o centro de coste, sin llenar tu plan contable de cuentas? Para eso están las dimensiones analíticas de Business Central: etiquetas que añades a cada movimiento y que luego te permiten analizar tu negocio desde distintos ángulos.

En este vídeo te enseño qué son las dimensiones y cómo sacarles partido.

Qué cubre el vídeo:
Qué son → cómo funcionan las dimensiones y por qué evitan inflar tu plan contable.
Configurar → cómo crear dimensiones y sus valores (p. ej. Departamento: Ventas, Compras…).
Usar y analizar → cómo asignarlas en los documentos y filtrar o analizar tus datos por dimensión.

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¿Acumulas tickets de viajes, comidas o taxis y luego pierdes una mañana montando el informe de gastos? El Agente de gastos de Business Central usa IA para capturar cada ticket, extraer los datos, clasificarlo y preparar el informe casi solo. Tú solo revisas y envías.

En este vídeo te muestro cómo funciona el Agente de gastos y cuánto trabajo manual te ahorra.

Qué cubre el vídeo:
Capturar → cómo enviar un ticket (foto, email o app) para que el agente lo procese.
Revisar → cómo extrae importe, categoría y fecha, y avisa de duplicados o gastos fuera de política.
Enviar → cómo se genera el informe de gastos y se manda a aprobar.

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¿Te gustaría automatizar tareas repetitivas que involucran Business Central? Power Automate te permite crear flujos automáticos que conectan BC con cientos de aplicaciones sin programar.

En este vídeo te doy una introducción a Power Automate y te muestro cómo lanzar tu primer flujo desde Business Central.

Qué cubre el vídeo:

Qué es → Power Automate como herramienta de automatización sin código integrada con Business Central.
Primer flujo → cómo crear un flujo automático simple desde BC (ej: notificación al aprobar un pedido).
Posibilidades → ejemplos de automatizaciones útiles que puedes crear para tu empresa.

Cuando un cliente devuelve producto, conviene revisarlo antes de darlo por bueno. En este ejemplo aplicamos una inspección de calidad sobre una devolución para decidir qué hacer con la mercancía.

Qué cubre el vídeo:

Recibir → cómo entra la devolución del cliente.
Inspeccionar → cómo evaluar el estado del producto devuelto.
Decidir → qué hacer según el resultado (reincorporar, descartar…).

Con la configuración lista, vemos un ejemplo sencillo de inspección de calidad de principio a fin: desde que se genera hasta que se registra el resultado.

Qué cubre el vídeo:

Generar → cómo nace la inspección (por ejemplo, al recibir una compra).
Inspeccionar → cómo registrar las comprobaciones y el resultado.
Cerrar → qué ocurre cuando la inspección termina.

Segunda parte de la configuración de la gestión de calidad. Aquí definimos cuándo se generan las inspecciones automáticamente y qué pasa según el resultado.

Qué cubre el vídeo:

Reglas → cómo definir en qué momentos se crea una inspección.
Resultados → cómo configurar los posibles resultados (apto, no apto…).
Acciones → cómo automatizar respuestas, como bloquear un lote no conforme.

Business Central incluye un módulo nativo de gestión de calidad para inspeccionar tus productos en compras, producción, montaje y almacén. En esta primera parte vemos la configuración base para dejarlo listo.

Qué cubre el vídeo:

Activar → cómo poner en marcha la gestión de calidad.
Datos base → qué necesitas configurar antes de empezar.
Plantillas → primeros pasos con las plantillas de inspección.