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Hay clientes que pagan tarde de forma sistemática, y mientras a ti financiarles no te sale gratis, a ellos sí. Business Central te permite ponerle números a ese retraso: con los recargos financieros defines el interés de demora una vez y el sistema calcula automáticamente cuánto corresponde cobrar por cada factura pagada fuera de plazo.

En este vídeo te muestro cómo configurar los intereses de demora y generar los documentos de recargo para tus clientes.

Qué cubre el vídeo:
→ Configurar → cómo definir los términos del recargo financiero: tipo de interés, periodo y forma de cálculo.
→ Generar → cómo crear los documentos de recargo sobre las facturas vencidas y revisar los importes calculados.
→ Registrar y enviar → cómo contabilizar el recargo y hacérselo llegar al cliente junto al detalle del cálculo.

Ofrecer un pequeño descuento por cobrar antes es de las palancas más baratas para mejorar tu tesorería, pero si lo calculas a mano en cada factura, acaba en errores y discusiones. En Business Central el descuento por pronto pago se define una vez en los términos de pago y el sistema lo calcula y aplica solo cuando el cobro o pago llega dentro de plazo.

En este vídeo te muestro cómo configurar los descuentos por pronto pago y cómo se aplican al cobrar y pagar.

Qué cubre el vídeo:
→ Configurar → cómo definir en los términos de pago el porcentaje de descuento y la fecha límite para aplicarlo.
→ En la factura → cómo se reflejan el importe del descuento y la fecha límite al registrar el documento.
→ Al cobrar o pagar → cómo aplica BC el descuento dentro de plazo y qué pasa si el pago llega tarde.

Ves un saldo que no te cuadra —una cuenta contable, un cliente que debe más de lo esperado— y necesitas saber de dónde sale ese importe. En Business Central no hace falta pedir informes a nadie: cualquier saldo se puede desglosar hasta llegar a los movimientos y al documento original que lo generó.

En este vídeo te muestro cómo auditar un saldo paso a paso, bajando desde el importe total hasta el documento origen.

Qué cubre el vídeo:
→ Desglosar → cómo abrir los movimientos que componen cualquier saldo desde su propia página.
→ Filtrar → cómo acotar por fechas, documentos o dimensiones para aislar lo que buscas.
→ Llegar al origen → cómo abrir el documento registrado que explica cada movimiento.

Cuando alguien del equipo pide un dato de Business Central, lo habitual es hacer una captura o exportar a Excel y mandarlo por correo. Y a los cinco minutos, ese dato ya está desactualizado. La integración de BC con Microsoft 365 te permite compartir la información directamente, para que quien la recibe vea el registro real.

En este vídeo te muestro cómo compartir información de Business Central con tu equipo aprovechando la integración con Microsoft 365.

Qué cubre el vídeo:
→ Compartir registros → cómo enviar clientes, pedidos o facturas de BC para que se consulten al momento.
→ Sin salir de tus herramientas → cómo ver y comentar la información desde las aplicaciones de M365 que ya usas.
→ Buenas prácticas → qué conviene compartir así y cómo evitar los clásicos datos desactualizados por email.

Un cliente te transfiere más de lo que decía la factura. Parece una buena noticia, pero si no lo registras bien te deja un descuadre pendiente de explicar. En este escenario real verás cómo resolverlo combinando Business Central con las herramientas de Microsoft 365 que ya usas a diario.

En este vídeo te muestro cómo tratar un cobro por importe superior al facturado y cerrar el caso de principio a fin.

Qué cubre el vídeo:
→ Registrar el cobro → cómo aplicarlo a la factura dejando controlado el importe cobrado de más.
→ Resolver la diferencia → qué opciones tienes con el exceso: mantenerlo a cuenta del cliente o devolverlo.
→ Con Microsoft 365 → cómo apoyarte en las herramientas de M365 para consultar y comunicar el caso sin salir de tu flujo de trabajo.

Acuerdas con un cliente pagar una factura al 50% a 30 días y el resto a 60, y ese acuerdo acaba viviendo en una hoja de cálculo aparte. Con los fraccionamientos de Business Central defines el reparto una vez en los términos de pago, y al registrar la factura el sistema genera cada vencimiento con su importe y su fecha.

En este vídeo te muestro cómo configurar fraccionamientos y cómo se comportan las facturas que los usan.

Qué cubre el vídeo:
→ Configurar → cómo definir en los términos de pago el número de plazos y el reparto entre ellos.
→ Registrar → qué genera BC al contabilizar una factura con fraccionamiento: un vencimiento por plazo.
→ Controlar → cómo seguir los vencimientos pendientes de cada factura para cobros y pagos.

Reclamar facturas vencidas es de esas tareas que todo el mundo pospone: hay que revisar quién debe qué, redactar el email, adjuntar el detalle… Business Central puede encargarse: con los recordatorios automatizados, el sistema detecta las facturas vencidas, genera los recordatorios y los envía según las reglas que tú definas.

En este vídeo te muestro cómo configurar la automatización de recordatorios para poner el cobro de vencidos en piloto automático.

Qué cubre el vídeo:
→ Configurar → cómo definir los términos de los recordatorios: niveles, plazos de gracia y textos.
→ Automatizar → cómo programar la creación, emisión y envío automáticos de los recordatorios.
→ Supervisar → cómo revisar lo que se ha enviado y controlar los casos que conviene tratar a mano.

Cuadrar el banco a mano, movimiento a movimiento, es de las tareas que más tiempo se comen a final de mes. El diario de conciliación de pagos de Business Central te permite importar el extracto bancario y que sea el sistema quien proponga a qué factura corresponde cada cobro o pago.

En este vídeo te muestro cómo trabajar con el diario de conciliación de pagos, desde importar el extracto hasta registrar.

Qué cubre el vídeo:
→ Importar → cómo traer los movimientos del extracto bancario al diario de conciliación.
→ Aplicar → cómo revisar las aplicaciones automáticas que propone BC y resolver a mano las que no encuentre.
→ Registrar → cómo contabilizar el diario dejando cobros, pagos y cuenta bancaria conciliados de una vez.

«Acuérdate de revisar las facturas antes del viernes» dicho por el pasillo tiene los días contados. Con las tareas de usuario de Business Central puedes crear recordatorios con responsable y fecha límite, y enlazarlos a la página exacta donde se resuelve el trabajo, sin salir de BC.

En este vídeo te muestro cómo crear y gestionar tareas de usuario para organizar el trabajo de tu equipo.

Qué cubre el vídeo:
→ Crear la tarea → cómo darla de alta con descripción, responsable y fecha de vencimiento.
→ Enlazar → cómo vincularla a la página o informe donde se resuelve, para ir directo desde la tarea.
→ Seguimiento → cómo ver las tareas pendientes propias y del equipo y marcarlas como completadas.

Esos mosaicos con números que ves al entrar en Business Central no están de adorno: son las pilas (Cues), y bien configuradas te dicen de un vistazo qué necesita tu atención hoy: facturas vencidas, pedidos pendientes, aprobaciones esperando.

En este vídeo te muestro cómo sacar partido a las pilas de tu área de trabajo y configurarlas para tu gestión diaria.

Qué cubre el vídeo:
→ Qué son → cómo funcionan las pilas y qué información muestra cada mosaico de tu Role Center.
→ Configurar indicadores → cómo definir umbrales y colores para que te avisen cuando algo se sale de lo normal.
→ Personalizar → cómo mostrar u ocultar pilas para quedarte solo con las que usas de verdad.

Registras el envío de un pedido y te das cuenta de que la cantidad no era esa. El primer instinto suele ser abonar, pero si aún no has facturado hay una salida mucho más limpia: deshacer el albarán registrado y volver a enviarlo con la cantidad correcta.

En este vídeo te muestro cómo deshacer un albarán registrado y dejar el pedido listo para enviarse bien.

Qué cubre el vídeo:
→ Deshacer el envío → cómo usar la acción sobre las líneas del albarán registrado y qué genera BC.
→ Condiciones → cuándo puedes usarlo (líneas aún no facturadas) y cuándo ya no queda más remedio que abonar.
→ Volver a enviar → cómo corregir la cantidad en el pedido y registrar el envío correcto.

Estás en la lista de pedidos y te gustaría ver un dato que está en la ficha del cliente, así que abres las fichas una a una. Con «Agregar columna de tabla», Business Central te deja añadir a tus listas campos de tablas relacionadas directamente desde la personalización, sin tocar código ni pedir un desarrollo.

En este vídeo te muestro cómo añadir campos de tablas relacionadas a tus listas, paso a paso.

Qué cubre el vídeo:
→ Personalizar → cómo entrar en el modo de personalización y usar «Agregar columna de tabla».
→ Elegir el campo → cómo navegar hasta la tabla relacionada y seleccionar la columna que quieres ver.
→ Casos útiles → ejemplos prácticos de columnas que ahorran abrir fichas una a una.

Te vas dos semanas y a los tres días te llaman: hay pedidos bloqueados esperando tu aprobación. Si en Business Central hay flujos que dependen de ti, irte de vacaciones sin prepararlo es dejar una bomba de relojería. Con un checklist rápido lo dejas todo funcionando sin ti.

En este vídeo te muestro qué revisar en BC antes de irte de vacaciones para que nada se quede bloqueado.

Qué cubre el vídeo:
→ Aprobaciones → cómo delegar tus aprobaciones pendientes y configurar un sustituto para las nuevas.
→ Sustitutos → qué accesos y responsabilidades conviene traspasar temporalmente a tu equipo.
→ Alertas → cómo dejar las notificaciones bajo control para no volver a una bandeja imposible.

Pasa en todas las empresas: un cobro se aplica a la factura equivocada y de repente el cliente reclama una factura que «ya está pagada» mientras otra sigue apareciendo pendiente. En Business Central no necesitas asientos manuales para arreglarlo: puedes desaplicar el movimiento y volver a aplicarlo a la factura correcta.

En este vídeo te muestro cómo corregir liquidaciones desaplicando y reaplicando cobros y pagos, paso a paso.

Qué cubre el vídeo:
→ Localizar → cómo encontrar el movimiento mal aplicado desde los movimientos del cliente o proveedor.
→ Desaplicar → cómo deshacer la liquidación para que factura y cobro vuelvan a quedar pendientes.
→ Reaplicar → cómo aplicar el cobro o pago a la factura correcta y comprobar que los saldos cuadran.

Registras una factura, ves el error un minuto después y te encuentras con dos opciones que suenan parecidas: Cancelar y Crear abono corrector. No hacen lo mismo, y elegir mal te puede dejar el trabajo a medias o generar documentos que no querías.

En este vídeo te muestro qué hace cada opción por detrás y cuándo usar cada una, con ejemplos.

Qué cubre el vídeo:
→ Cancelar → cuándo puedes usarlo y qué hace BC automáticamente: crea y registra el abono y lo aplica a la factura.
→ Crear abono corrector → cuándo te conviene: genera un abono en borrador que puedes revisar y ajustar antes de registrar.
→ Limitaciones → qué condiciones deben cumplirse (factura sin cobrar ni aplicar) y qué hacer si no se cumplen.

Compras materiales o subcontratas servicios para un proyecto concreto, pero ese gasto acaba en la contabilidad general y luego nadie sabe cuánto ha costado realmente el proyecto. En Business Central puedes asignar cada línea de compra a su proyecto y tarea, para que el coste se impute automáticamente al registrar.

En este vídeo te muestro cómo imputar compras a un proyecto desde tus documentos de compra, paso a paso.

Qué cubre el vídeo:
→ Asignar en la línea → cómo indicar el proyecto y la tarea en las líneas de un pedido o factura de compra.
→ Registrar → qué ocurre al registrar la compra: el coste se refleja en los movimientos del proyecto.
→ Comprobar → cómo ver el coste acumulado en el proyecto y compararlo con lo presupuestado.

Si gestionas trabajos para clientes con presupuesto, horas y compras de por medio, y lo controlas todo en hojas de cálculo aparte, te estás complicando la vida. El módulo de Proyectos de Business Central te permite planificar cada proyecto, imputarle costes según avanzas y facturar al cliente, todo conectado con tu contabilidad.

En este vídeo te muestro una visión general del módulo de Proyectos: qué puedes hacer con él y cómo se organiza.

Qué cubre el vídeo:
→ Estructura → cómo se organiza un proyecto en tareas y líneas de planificación con su presupuesto.
→ Seguimiento → cómo se van imputando costes (horas, productos, compras) y cómo comparar lo real con lo previsto.
→ Facturación → cómo generar facturas al cliente a partir del trabajo realizado en el proyecto.

El alquiler, la luz, la cuota del software… hay facturas de proveedor que se repiten cada mes con las mismas líneas, y aun así las tecleas de cero cada vez. Con las líneas estándar de compra de Business Central defines esas líneas una sola vez, las asocias al proveedor y las insertas en la factura en dos clics.

En este vídeo te muestro cómo configurar líneas estándar de compra y usarlas para agilizar tus facturas recurrentes.

Qué cubre el vídeo:
→ Crear el código → cómo definir un código de compra estándar con sus líneas (cuentas, productos, importes).
→ Asignar al proveedor → cómo vincularlo en la ficha del proveedor como líneas de compra periódicas.
→ Usarlo en la factura → cómo insertar las líneas en una factura nueva y ajustar solo lo que cambie.

Saber cuánto te deben tus clientes está bien; saber desde cuándo te lo deben es lo que te permite actuar. Los informes de antigüedad de saldos de Business Central agrupan lo pendiente de cobro y de pago por tramos de tiempo, para que veas de un vistazo dónde se te está acumulando el riesgo.

En este vídeo te muestro cómo lanzar y analizar los informes de antigüedad de saldos de clientes y de proveedores.

Qué cubre el vídeo:
→ Lanzar el informe → cómo ejecutarlo eligiendo la fecha de referencia y los tramos de antigüedad.
→ Interpretarlo → cómo leer los tramos para detectar cobros atrasados y pagos que se te echan encima.
→ Actuar → cómo usar esta información para priorizar reclamaciones de cobro y planificar pagos.

Te preguntan por una factura de hace tres meses y necesitas saber qué movimientos generó: contables, de IVA, de cliente… Ir tabla por tabla es una pérdida de tiempo. Con Buscar movimientos, Business Central te muestra en una sola pantalla todo lo que se registró a partir de cualquier documento.

En este vídeo te muestro cómo rastrear cualquier documento registrado con Buscar movimientos, paso a paso.

Qué cubre el vídeo:
→ Desde un documento → cómo abrir Buscar movimientos desde una factura o un movimiento concreto.
→ Por número o fecha → cómo localizar registros buscando por número de documento o fecha de registro.
→ Ver el detalle → cómo navegar a cada tipo de movimiento generado y abrir el documento original.

Registrar un asiento o una factura en Business Central es definitivo: si algo va a una cuenta equivocada, luego toca corregirlo con más asientos. La vista previa de registro te enseña exactamente qué movimientos se van a crear (contables, de IVA, de cliente o proveedor…) antes de pulsar el botón de registrar.

En este vídeo te muestro cómo usar la vista previa de registro para comprobar tus asientos y documentos antes de contabilizarlos.

Qué cubre el vídeo:
→ Lanzar la vista previa → dónde encontrar la acción en diarios y documentos de compra y venta.
→ Leer el resultado → cómo interpretar los movimientos que se generarían en cada tabla.
→ Detectar errores → qué revisar (cuentas, importes, IVA) para corregir antes de registrar.

¿Estás metiendo facturas o asientos del viernes pasado y en cada documento tienes que corregir la fecha a mano? Business Central tiene una solución mucho más cómoda: la fecha de trabajo. Cámbiala una vez y todos los documentos y diarios nuevos la tomarán como fecha por defecto, sin tocar la fecha real del sistema.

En este vídeo te muestro qué es la fecha de trabajo, cómo cambiarla y para qué situaciones te viene de lujo.

Qué cubre el vídeo:
→ Qué es → la diferencia entre la fecha del sistema y la fecha de trabajo, y dónde se usa cada una.
→ Cambiarla → cómo modificarla desde Mi configuración en unos segundos.
→ Cuándo usarla → casos prácticos: registrar documentos de otro día o preparar apuntes de cierre.

Si cada cierre de mes alguien tiene que acordarse de cambiar las fechas de registro permitidas en la configuración de contabilidad, ya sabes lo que pasa cuando se olvida: o nadie puede registrar, o se cuela un asiento en el mes cerrado. Desde la Wave 1 de 2026 (versión 28), Business Central incorpora campos de fórmula de fecha que calculan el periodo permitido automáticamente a partir de la fecha de trabajo.

En este vídeo te muestro cómo funcionan los nuevos campos «Permitir registro desde/hasta» de tipo fórmula y cómo configurarlos bien.

Qué cubre el vídeo:
→ Dónde están → los nuevos campos de fórmula en la configuración de contabilidad y en la configuración de usuarios.
→ Cómo funcionan → ejemplos de fórmulas (mes actual, mes anterior…) y cómo se recalcula el periodo solo.
→ Fecha fija o fórmula → por qué son excluyentes entre sí y cuándo te conviene cada opción.

Business Central te deja definir 2 dimensiones globales y hasta 6 de acceso directo, y no son lo mismo: las globales están disponibles como filtro en prácticamente cualquier pantalla e informe, mientras que las de acceso directo se usan sobre todo al introducir datos en diarios y documentos. Elegir mal cuáles son tus globales se paga después.

En este vídeo te muestro la diferencia entre ambos tipos y te doy criterios para decidir cuáles poner en cada sitio.

Qué cubre el vídeo:
→ Globales → qué las hace especiales: solo 2, y filtran en informes y movimientos de toda la aplicación.
→ Acceso directo → las 6 adicionales que puedes mostrar como columnas al introducir diarios y documentos.
→ Cómo elegir → qué criterios seguir para reservar las globales a las dimensiones que más analizas.

¿Necesitas saber cuánto gasta cada departamento o cuánto vende cada delegación, pero tu plan de cuentas se te queda corto? Las dimensiones de Business Central te permiten etiquetar cada movimiento con los criterios de tu negocio (departamento, proyecto, zona…) y analizarlo todo después sin multiplicar cuentas contables.

En este vídeo te muestro qué son las dimensiones, cómo crearlas y cómo sacarles partido en tu día a día, con ejemplos prácticos.

Qué cubre el vídeo:
→ Crear dimensiones → cómo dar de alta una dimensión y sus valores (por ejemplo, Departamento: Ventas, Administración, Logística).
→ Asignarlas → cómo etiquetar clientes, productos y transacciones para que cada movimiento lleve su dimensión.
→ Analizar → cómo filtrar por dimensión en informes y movimientos para ver los números por departamento o proyecto.

Un dígito mal en un IBAN puede darte un pago devuelto. Business Central comprueba el formato del IBAN cuando lo introduces en las cuentas bancarias (tuyas, de clientes o de proveedores) y te avisa si no es válido, para que no lo descubras tarde.

En este vídeo te muestro cómo funciona la comprobación de IBAN.

Qué cubre el vídeo:

Dónde → en qué campos de cuenta bancaria comprueba BC el IBAN.
Validar → cómo te avisa BC cuando el IBAN no tiene un formato válido.
Evitar errores → por qué te ahorra pagos y cobros devueltos.

Si un movimiento se registró con una dimensión mal puesta (departamento, proyecto…), tus informes salen descuadrados. Business Central te deja corregir las dimensiones de los movimientos de contabilidad registrados —cambiarlas, añadirlas o quitarlas— sin alterar el importe, y dejando rastro del cambio.

En este vídeo te muestro cómo corregir las dimensiones de movimientos ya registrados.

Qué cubre el vídeo:

Seleccionar → cómo elegir los movimientos a corregir desde contabilidad.
Corregir → cómo cambiar, añadir o quitar valores de dimensión.
Validar → cómo validar y ejecutar la corrección con seguridad.

Un asiento registrado no se puede borrar, pero sí revertir: Business Central genera automáticamente el asiento contrario para dejar el saldo como estaba, manteniendo el rastro de lo ocurrido. Es la forma correcta de corregir un registro equivocado.

En este vídeo te muestro cómo revertir un asiento contable registrado.

Qué cubre el vídeo:

Localizar → cómo encontrar el registro que quieres revertir.
Revertir → cómo generar el asiento de reversión.
Comprobar → cómo queda el saldo y el rastro tras la reversión.

En casi cualquier lista de Business Central puedes filtrar para ver solo lo que te interesa (tus clientes, lo pendiente, un rango de fechas…). Y si es un filtro que usas a menudo, puedes guardarlo como una vista propia que te queda fija en el menú lateral.

En este vídeo te muestro cómo filtrar una lista y guardar la vista.

Qué cubre el vídeo:

Filtrar → cómo aplicar filtros rápidos y avanzados a una lista.
Guardar la vista → cómo dejar ese filtro guardado como vista propia.
Reutilizar → cómo acceder a tus vistas guardadas cuando quieras.

Hay asientos que se repiten mes a mes (provisiones, periodificaciones, ajustes fijos). En lugar de teclearlos otra vez cada vez, Business Central te permite guardar las líneas de un diario como "diario estándar" y recuperarlas cuando las necesites.

En este vídeo te muestro cómo guardar un asiento como diario estándar y volver a usarlo.

Qué cubre el vídeo:

Guardar → cómo guardar las líneas de un diario como diario estándar.
Recuperar → cómo traerlas de nuevo con "Obtener diarios estándar".
Ajustar → cómo revisar importes y fechas antes de registrar.

Algunos gastos (luz, alquiler, suministros) hay que repartirlos entre varios departamentos o proyectos. En vez de calcularlo a mano cada vez, las cuentas de asignación de Business Central reparten el importe automáticamente entre las cuentas y dimensiones que definas, de forma fija o variable.

En este vídeo te muestro cómo repartir un gasto con una cuenta de asignación.

Qué cubre el vídeo:

Configurar → cómo crear una cuenta de asignación con su reparto (fijo o variable).
Aplicar → cómo usarla en una factura de compra o en un diario.
Comprobar → cómo ver el reparto en los movimientos antes de registrar.

Cuando compras un bien que vas a usar durante años (un vehículo, maquinaria, equipos), conviene registrarlo como activo fijo para controlar su valor y amortizarlo. Business Central te permite registrar la adquisición y dejar el activo listo para su seguimiento.

En este vídeo te muestro cómo registrar la adquisición de un activo fijo.

Qué cubre el vídeo:

Dar de alta → cómo crear la ficha del activo fijo.
Adquirir → cómo registrar la compra (importe, fecha) del activo.
Comprobar → cómo queda el activo listo para amortizar.

Cuando compras varios activos iguales (ordenadores, mobiliario, máquinas…), darlos de alta uno a uno es repetir el mismo trabajo. Business Central te permite crear varios activos fijos a la vez copiando uno existente e indicando cuántas copias necesitas.

En este vídeo te muestro cómo crear varios activos fijos de una sola vez.

Qué cubre el vídeo:

Partir de uno → cómo usar un activo fijo como base.
Copiar → cómo indicar cuántos activos crear de golpe.
Ajustar → cómo completar los datos propios de cada uno.

Preparar la remesa de pagos a proveedores mirando vencimientos uno a uno es tedioso. Business Central puede proponerte automáticamente qué facturas pagar según sus fechas de vencimiento y los descuentos por pronto pago, y montarte el diario de pagos.

En este vídeo te muestro cómo generar una propuesta de pagos a proveedores.

Qué cubre el vídeo:

Proponer → cómo lanzar la sugerencia de pagos según vencimientos.
Ajustar → cómo revisar y afinar qué facturas entran en el pago.
Pagar → cómo registrar el diario de pagos resultante.

Cuando entran cobros de clientes, ir factura por factura es lento. La pantalla de registro de pagos de Business Central te muestra las facturas pendientes de cada cliente para que marques las pagadas y las registres de forma rápida.

En este vídeo te muestro cómo registrar pagos de clientes de forma rápida.

Qué cubre el vídeo:

Abrir → cómo llegar al registro de pagos.
Marcar → cómo señalar qué facturas te han pagado.
Registrar → cómo contabilizar los cobros y saldar las facturas.

Si a un cliente le sirves varias veces al mes, no tienes por qué hacerle una factura por cada envío. Business Central te permite combinar varios albaranes (envíos registrados) en una única factura, ahorrándote trabajo y facilitándole la vida al cliente.

En este vídeo te muestro cómo facturar agrupando los albaranes de un cliente.

Qué cubre el vídeo:

Preparar → cómo dejar los pedidos listos para facturar por separado del envío.
Combinar → cómo generar una factura que agrupe varios albaranes.
Revisar → cómo comprobar la factura antes de registrarla.